Jak pandemia zmieniła wydarzenia korporacyjne na zawsze

W związku z ograniczeniami w podróżowaniu oraz limitach osób, organizatorzy imprez służbowych zostali zmuszeni do całkowicie innego spojrzenia na kwestie organizacyjne. W związku z oboszczeniami, event plannerzy musieli wykazać się kreatywnością, aby kontynuować swą działalność w nowej formie. W miarę rozwoju branży eventowej i dostrzegania światełka w tunelu, w którym znikają ograniczenia liczby osób, wzrastania zainteresowania podróżami i przyspieszenia procesu szczepień, pojawi się więcej wydarzeń korporacyjnych, które w wyjątkowy sposób zintegrują pracowników. Ale nie spodziewajmy się, że wpływ pandemii zniknie w najbliższej przyszłości, gdy tylko nadejdzie wiosna i lato. Przyszłość imprez firmowych nadal będzie nosiła ślady pandemii, ale znajdzie się w niej miejsce na nowe, lepsze sposoby podejścia do tego rodzaju spotkań.

Pojawiają się spotkania na świeżym powietrzu

Osoby planujące imprezy firmowe wiedzą już, że najbliższa przyszłość spotkań korporacyjnych będzie nadal obfitować w elementy wirtualne. W związku z tym, że w całym kraju nadal obowiązują pewne ograniczenia dotyczące spotkań oraz zróżnicowany poziom komfortu społecznego, event plannerzy będą musieli zaaklimatyzować się do tego hybrydowego modelu, aby dogodzić wszystkim. Wraz z nadejściem cieplejszych temperatur, pojawi się również możliwość organizacji spotkań na świeżym powietrzu, które będą okazją do odtworzenia osobistych relacji.

Wykorzystując hybrydowy model spotkań oraz wyciagając wnioski z minionego roku będzie można sprawić, że wirtualne wydarzenia będą przebiegać sprawniej i wydajniej, a my będziemy kontynuować ten trend. Weźmy pod uwagę, że ostatni Atlanta Jewish Film Festival był w stanie zorganizować udaną imprezę hybrydową, na którą składały się wirtualne projekcje połączone z różnymi spotkaniami na żywo. To wydarzenie połączyło w sobie to, co najlepsze z obu światów, a podejście to jest jednym z tych, z których event plannerzy mogą czerpać przy organizacji wydarzeń korporacyjnych w erze hybrydowej.

Osoby stojące za organizacją festiwalu starannie skoordynowali elementy eventu, które najlepiej sprawdzą się zarówno w przypadku wydarzenia wirtualnego, jak i na żywo. Interaktywne pytania i odpowiedzi oraz rozmowy na otwartym forum w celu nawiązania kontaktu z gośćmi odbywały się wirtualnie, podczas gdy do wybranych gości uczestniczących w konferencji zdalnie zostały wysłane plakaty VIP, które stanowiły dodatkowy punkt kontaktu. Na miejscu, uczestnicy zostali skierowani do kina typu drive-in, wykorzystując modny trend, przy jednoczesnym zachowaniu bezpiecznych odległości między gośćmi. Wydarzenie z powodzeniem przyciągnęło uwagę zaproszonych zarówno wirtualnie, jak i na miejscu, udowadniając możliwość prowadzenia obu tych działań jednocześnie.

Powracają wyjazdy firmowe; ich wielkość będzie się jednak różnić

Ograniczenia w podróżowaniu zostają zniesione, a wraz z tym wzrośnie liczba firmowych wyjazdów. Dodatkowo wzrost liczby spotkań na świeżym powietrzu z powodu cieplejszych temperatur i zniesienie obowiązku noszenia maseczek, wpłynie na to, że organizatorzy korporacyjni będą mogli angażować swoich uczestników w nowe aktywności związane z budowaniem zespołu i wzajemnych więzi, które wykraczają poza wirtualne czynności za ekranami. Działania, które mają na celu zebranie małych grup na zewnątrz w celu pobudzenia aktywności, będą koncentrować się na zapewnieniu potrzebnego resetu, którego wielu będzie szukało po długim roku kwarantanny i pracy w domu. Możemy się spodziewać, że joga, zajęcia ze zdrowego gotowania i odżywiania oraz inicjatywy na rzecz zdrowia psychicznego zajmą centralne miejsce w spotkaniach korporacyjnych.

Podróż typu ‘Pod travel’ to sposób na podróżowanie z innymi, przy jednoczesnym zminimalizowaniu ryzyka typowego dla podróży grupowych. Event plannerzy wykorzystując ten sposób podróży będą w stanie organizować imprezy firmowe dla mniejszych grup. Firmy eventowe mogą skorzystać z ruchów branży hotelarskiej, aby dostosować się do tych wydarzeń. The Ritz-Carlton z Waikiki Beach na Hawajach zadebiutował we własnym programie Pod Travel Concierge, który umożliwia mniejszym grupom rezerwowanie własnego piętra na blok pokoi, koordynuje prywatne posiłki i bezpiecznie organizuje prywatne wycieczki.

Chociaż w tym roku mniejsze imprezy firmowe będą się odbywać, to z pewnością nie spowolni to planów kontynuacji działań mających na celu organizację większych wydarzeń w nadchodzącym roku.

Dbałość o szczegóły - podnoszenie jakości doświadczeń korporacyjnych

Przedsiębiorstwa i korporacje z zadowoleniem przyjęły metodę zatrudniania pracowników w wersji hybrydowej, pozwalając członkom zespołu rozproszyć się po całym kraju, a nie gromadzić w jednym budynku. Podczas, gdy ta struktura w najbliższej przyszłości może być przewodnikiem w organizacji wydarzeń korporacyjnych i wirtualnych, pozwoli ona również organizatorom na większą dbałość o szczegóły każdego spotkania, wydarzenia lub podróży, które planują. Podobnie jak w branży ślubnej, "pakiety powitalne" dla wirtualnych ceremonii, które mają na celu zapewnienie podobnych wrażeń jak uczestnictwo w weselu, odegrały taką samą rolę w środowisku korporacyjnym, a firmy cateringowe zwróciły na to uwagę, oferując swoje usługi na dużą skalę.

Event plannerzy mogą teraz podnieść jakość tych doświadczeń w wersji wirtualnej, niezależnie czy będą to wydarzenia integracyjne, spotkania zarządu czy wydarzenia związane z wprowadzaniem produktów, Nadchodzący rok przyniesie nowe możliwości, gdy spojrzymy na wirtualno-hybrydowy model pracy, mniejsze spotkania i możliwość zwrócenia dodatkowej uwagi na szczegóły wydarzeń korporacyjnych.

Źródło: MPI Global

Tłumaczenie: Katarzyna Łoś, MPI Poland